Google Docs

 Google Docs o Google Drive es una útil herramienta on-line y gratuita que sirve principalmente para trabajar

con documentos de diferentes tipos y poder compartirlos de manera muy sencilla.

Son numerosas las ventajas que ofrece este recurso, entre ellas vamos a destacar las siguientes:

• Es una herramienta digital gratuita. Solamente se necesita tener una cuenta en Gmail.
• Crea y edita documentos y presentaciones on-line.
• Nos permite trabajar a tiempo real con otros usuarios que pertenezcan a la misma cuenta. De esta forma se lleva a cabo el trabajo en paralelo y simultáneo. Nos permite ver quien a modificado la información y editarla si se requiere.
• Permite que dos usuarios o más trabajen al mismo tiempo y sus trabajos respectivos sean guardados a pesar de que uno de los componentes abandone antes la sesión.
• El trabajo se almacena y se organiza de manera segura siendo guardado en capetas de fácil modificación.
• Se controlan los documentos que han sido guardados ya que aparece la dirección de correo electrónico que ha accedido a la página.
• Acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOC, RTF, PDF.
• Se pueden llevar a cabo encuestas, suscripciones o gráficos personalizados.
• Permite introducir vídeos desde youtube.

Pero claro, ¿Cómo podemos utilizar Google Docs?. Pues bien aquí teneis las claves básicas para aprender a utilizar todas las funciones que proporciona esta herramienta.

El primer paso: ¿cómo hacerte Google Docs?

Debemos tener una cuenta de Gmail. Si no la tenemos, debemos hacernosla. Para ello en el buscador de Google escribimos Gmail y pinchamos en la primera entrada que nos aparece. Una vez aquí, nos da la opción o de entrar con nuestra cuenta, o bien de registrarnos y crearnos un correo propio. 

Una vez creado este correo, ya tenemos acceso al Google Drive, desde el cual podemos redactar documentos y subirlos al Google Docs.

El segundo paso: ¿ Cómo usamos Google Docs?

La página principal de Google Drive, encontramos tres partes. En la parte izquierda encontramos tres opciones:

- Crear cualquier tipo de documento.

- Subir algún documento desde nuestro ordenador

- Una serie de jerarquías para organizar nuestros archivos mediante diferentes criterios.

En la parte central encontramos todos los documentos y carpetas que hemos creado con esta herramienta,

Por último en la parte derecha, de arriba a bajo encontramos diferentes opciones para modificar nuestro usuario de Google, organizar el tipo de vista de los documentos (cuadrícula o lista) y una configuración de nuestra cuenta de Google Docs.

Comenzando por la parte derecha encontramos como ya hemos dicho la opción  de crear un documento. Para ello, pinchamos en el botón rojo donde pone 'crear'. Al pinchar te salen diferentes opciones de documento para crear, pinchas en el deseado y comienzas a crearlo de manera bastante similar a los documentos Word.

En estos documentos podemos introducir diferentes cosas como:

- Imágenes. Para esto pinchamos en la barra de herramientas en insertar y seleccionamos imagen. Tras esto, se abrirá una ventana como esta, en la que elegiremos de donde queremos subir la imagen.

- Enlaces. Para realizar esta operación, debemos subrayar las palabras del texto que queremos que nos lleven al enlace escogido. Una vez hecho esto pinchamos en la barra de herramientas en insertar y ahí pinchamos en enlace. Tras esto se nos abrirá una ventana como esta en la que debemos poner el URL del sitio web al que queremos enviar al lector del documento.

Una vez terminado el documento pinchamos en el botón azul de la parte superior derecha que pone compartir para guardarlo. En esta opción, encontramos diferentes opciones. En la parte superior aparece el link de nuestro documento y seguidamente la vía por la cual vamos a querer compartir el documento (gmail, google+, facebook o twitter). A continuación aparece la configuración sobre quien tiene acceso a este documento. En primer lugar podemos hacer que todo el mundo pueda ver el documento, en segundo lugar podemos enviar el documento a quien nosotros queramos y no le hará falta iniciar la sesión, y por último podemos hacer que sólo vea el documento quien nosotros queramos al iniciar la sesión y obtener los derechos de manera explícita para abrirlo. Además se pueden modificar si quien abre este documento puede solo verlo, editarlo o comentarlo.

Otra manera de compartir archivos sería desde la página principal de Google Docs, solo haría falta seleccionar el archivo y darle al botón superior de más. Una vez desplegado pulsamos compartir y seguimos los pasos anteriormente descritos.

En esta parte derecha de la página principal de Google Drive, encontramos la opción de subir archivos al Google Docs. Bien, para hacer esto pinchamos en el botón de subir (al lado de crear) y nos saldrán dos opciones para subir archivos, 'archivo', con la que subiremos un solo fichero que podrá ser cambiado de formato antes de subirlo, y 'carpeta', con la que subiremos una carpeta completa.

También tenemos la opción de hacer un comentario sobre un documento de Google Docs. Esto puede servir para guiar el aprendizaje o como un extra de información. En esta opción puedes activar que seas notificado de las novedades escritas. Esto se hace desde la parte de configuración de notificaciones.

Otra aplicación que encontramos en el Google Docs es la posibilidad de crear formularios que son una buena manera para evaluar a los alumnos ya que el docente prepara unas preguntas que el alumno responderá. Para crear este formulario, en primer lugar se le dará un título y se añadirá la ayuda que el docente considere necesaria y la pregunta en sí. El tipo de formulario, lo escogerá el docente. Se pueden añadir o restar opciones de respuesta y además se puede marcar como pregunta obligatoria o no. Para finalizar encontramos las siguientes opciones:

- Mostrar enlace para evitar otra respuesta.

- Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario.

- Enviar el formulario.

Para terminar con la descripción de esta herramienta (Google Docs), explicaré brevemente la opción de configuración. Aquí podemos editar nuestro perfil de cara al resto de usuarios, cambiar el idioma o la hora y fecha o actualizar los indicadores.

De esta manera, tenemos una muy útil herramienta, sobre todo para los docentes, ya que de este modo de bajo coste, tenemos numerosas ventajas. Así que desde aquí invito a las personas que se dediquen en su vida laboral a realizar trabajos compartidos y colaborativos a la utilización de esta herramienta, ya que les facilitará el trabajo puesto que siempre mantendrá un contacto con los diferentes usuarios y sus respectivas informaciones.